DEFINISI STRUKTUR ORGANISASI
Robbins mendefinisikan struktur
organisasi sebagai penentuan bagaimana pekerjaan dibagi, dibagi, dan
dikelompokkan secara formal. Sedangkan organisasi merupakan unit sosial yang
dikoordinasikan secara sadar, terdiri dari dua orang atau lebih, dan berfungsi
dalam suatu dasar yang relatif terus-menerus guna mencapai serangkaian tujuan
bersama.
Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich
(2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih
alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan
demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan
sebuah struktur organisasi.
Ada enam elemen yang perlu diperhatikan oleh
para manajer ketiak akan mendesain struktur organisasi. Ke-enam elemen tersebut
meliputi :
- Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri
- Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama
- Rantai komando adalah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi
- Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif
- Sentralisasi – Desentralisasi. Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi
- Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.
DESAIN ORGANISASI YANG UMUM
- Struktur Sederhana (simple structure)Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak digunakan oleh usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah sama. Kekuatan utama dari struktur sederhana ini terletak pada kesederhanaanya. Cepat, fleksibel, tidak mahal untuk dikelola, dan akuntabilitasnya jelas. Sedangkan kelemahannya adalah tidak bisa diterapkan pada organisasi yang besar.
- Struktur BirokrasiStruktur birokrasi adalah sebuah struktur
dengan tugas-tugas birokrasi yang sangat rutin yang dicapai melalui
spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang
dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat,
rentang kendali sempit, dan pengambilan keputusan mengikuti rantai komando.
Kekuatan utama birokrasi adalah terletak pada kemampuannya menjalankan
kegiatan-kegiatan yang terstandar secara efisien. Sedangkan kelemahan struktur
birokrasi adalah berlebihan dalam mengikuti aturan, tidak ada ruang untuk
modifikasi, kurang inovatif dan birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan
menghadai masalah-masalah yang sebelumnya sudah diatur dengan jelas cara
penyelesaiannya.
- Struktur MatrikStruktur matrik adalah sebuah struktur uang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur ini dapat ditemukan pada agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, labolatorium penelitian, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, dll. Kekuatan departementalisasi fungsional terletak misalnya pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber-sumber daya khusus untuk seluruh produksi. Sedangkan kelemahannya adalah sulit mengkoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka selesai tepat waktu dan tepat anggaran.
Macam - macam Desain Organisasi
Desain Organisasi Tradisional
- Struktur yang simpel : departemensialisasi rendah.
- Struktur yang fungsional : pembagian departemen berdasarkan fungsi.
- Struktur yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan.
Desain Organisasi Kontemporer
- Tim Terstrukturterdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri.
- Matriks dan Struktur ProyekPara spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh seorang project managers : Matrix and Project Participants mempunyai dua managers dan karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah setelah proyeknya selesai.
- Organisasi tanpa batas-batas organisasi yang jelasdesain organisasi yang fleksibel dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara organisasi dengan para pelanggan dan supplier.
- Menghapus penghalang (horizontal).
- Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder.
- Organisasi yang baik adalah organisasi yang bisa belajar, dan organisasi yang belajar adalah sebuah organisasi yang mengembangkan kapasitasnya dengan mempelajari, beradaptasi, dan berubah melalui latihan pengetahuan memanajemen oleh karyawan.
Dimensi Struktur Organisasi
Empat desain keputusan (pembagian kerja,
pendelegasian kewenangan, pembagian departemen, dan rentang kendali)
menghasilkan struktur organisasi, Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha
untuk mengembangan pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan kinerja,
sikap, keefektifan, dan variabel lainnya. Secara umum, gambaran mengenai
struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.
- FormalisasiFormalisasi mengacu derajat dimana segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan yang ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. Dengan demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.
- SentralisasiSentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil keputusan dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat desain keputusan adalah sebagai berikut : Semakin tinggi spesialisasi kerja, semakin besar sentralisasi, Semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan, semakin besar sentralisasi, Semakin besar penggunaan departemen berdasarkan fungsi, semakin besar sentralisasi, Semakin luas rentang kendali, semakin besar sentralisasi.
- KerumitanKerumitan adalah suatu struktur organisasi yang mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam organisasi.
Departementalisasi
Departementalisasi adalah proses penentuan
cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk departementalisasi
sebagai berikut :
- Fungsi
- Produk atau jasa
- Wilayah
- Langganan
- Proses atau peralatan
- Waktu
- Pelayanan
- Alpa-numeral
- Proyek atau matriks
Departementalisasi fungsional mengelompokkan
fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan –kegiatan sejenis untuk membentuk suatu
satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang
paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. Kebaikan utama pendekatan
fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan
fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan
keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak lebih ketat
terhadap fungsi-fungsi.
Pendekatan fungsional mempunyai berbagi
kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi,
menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada
kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih
sempit serta kurang inofatif.
Departementalisasi Divisional :Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk).
Departementalisasi Divisional :Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk).
Divisionalisasi produk adalah pola logika yang
dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan
metode-metode pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam
organisasi. Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi
wilayah , kadang-kadang juga disebut depertementalisasi daerah, regional atau
geografis , adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana
operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.
Departementalisasi sendiri dibagi atas
beberapa macam yaitu :
- Departementalisasi berdasarkan pelanggan
maksudnya perusahaan akan melakukan pembagian penjualan produk ke pelanggan,biasanya ada yang bagian produk laki-laki ataupun perempuan atau tua dan muda. Contohnya adalah pembagian penjualan produk Rexona ada pembagian untuk produk remaja, laki-laki, perempuan ataupun yang xtra berkeringat. Dengan dilakukannya pembagian ini penjualan akan lebih tepat sasaran dan efisien. - Departementalisasi berdasarkan
produk
maksudnya perusahaan akan mengelompokan departemen sesuai dengan kelompok produk yang dihasilkan misalkannya pembagian departeman barang untuk mengurusi produksi produk berupa barang dan departemen jasa untuk menangani produk yang berupa jasa. - Departementalisasi berdasarkan proses
maksudnya pembagian departemen berdasrkan proses pengkerjaannya, misalnya pada perusahaan meubel dibagi atas divisi untuk pengolahan kayu mentah, divisi pembuatan kursi atau meubel kemudian divisi pengecatan. - Departementalisasi berdasarkan geografis
maksudnya pembagian departeman berdasarkan lokasi penjualan produk misalnya departemen yang mengawasi di jawa dan Bali, di Kalimantan maupun di Sumatera. - Departementalisasi berdasarkan fungsi
maksudnya pembagian departemen berdasarkan aktifitas perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, misalnya departemen produksi, departemen penjualan, departemen pemasaran dan lain-lain.
Setelah melakukan pembagian tugas, maka yang harus
dilakukan adalah menetapkan hierarki pengambilan keputusan. Bagaimana dalam
perusahaan perusahaan yang besar diperlukan cara penentuan pengambilaan keputusan
karena tidak mungkin seorang presiden direktur melakukan pengambilan keputusan
pada suatu masalah di cabang daerah. Oleh sebab itu maka dibentuklah
tingkatan-tingkatan pada organisasi yang mana di tiap tingkatan tersebut
terdapat seorang manajer yang dapat memberikan keputusan dan dapat bertanggung
jawab kepada pemimpin di atasnya. Sehingga para menajer tersebut memiliki
kewenagan untuk melakukan tugas atau misi yang direncanakan oleh organisasi
atau perusahaan namun manajer tersebut juga boleh melakukan inovasi-inovasi
agar divisi dipimpinnya dapat berkembang dengan syarat harus sesuia dengan misi
perusahaan, misalnya BNI 46 mempunyai bebarapa manajer yang mengawasi
divisinya. Ada yang mengurusi cabang provinsi maupun cabang-cabang pada kota
maupun kabupaten setiap manajer di kota tersebut memiliki kekuasaan untuk
memutuskan apabila ada masalah dalam cabang tersebut namun apabila masalah
tersebut terlalu besar (berdasarkan survey yang saya lakukan waktu semester
lalu) dapat dilaporkan ke pusat misalnya adalah peminjaman uang yang terlalu
besar. Maka manajer cabang akan menghubungi kantor cabang provinsi atau pusat
terlebih dahulu. Selain itu untuk melakukan pengorganisasian yang baik
diperlukan komunikasi yang baik antar kantor cabang di adakan rapat antar
kantor cabang yang membicarakan masalah-masalah yang ada pada tiap divisi
maupun pada kantor cabang selain itu pada rapat ini sebagai tempat untuk
memberiakan pengarahan ataupun misi kepada para manajer pimpinan cabang maupun
divisi untuk dapat mengembangkan divisi atau cabangnya.
Model-model Desain Organisasi
Pada penerapannya, model desain orgranisasi
terdiri dari 2 model, yaitu Desain Oganisasi Mekanistik dan Desain Organisasi
Organik.
- Desain Organisasi MekanistikProses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan. Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi. Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat. Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental. Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif. Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok, proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
- Desain Orgranisasi OrganikProses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan. proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi, proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental. Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis. Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.
Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.